Tout ce qui fait tourner le bureau,
en pilote automatique.
Arrivées de collaborateurs, fournitures, contrats prestataires, salles de réunion, notes de frais, courrier. Des dizaines de petites tâches qui ne se voient que lorsqu'elles sont oubliées. Nous automatisons les plus répétitives et rangeons les documents pour qu'on les retrouve en un instant.
Pour quiOffice managers, assistants de direction et services généraux
01Votre semaine
Ce qui tourne seul, ce que vous gardez.
Lundi
- Arrivée d'un collaborateur
- Commande de fournitures
Mardi
- Relance d'un prestataire
- Choix du lieu du séminaire
Mercredi
- Réservations de salles
- Notes de frais à contrôler
Jeudi
- Renouvellement d'un contrat
- Accueil d'un client important
Vendredi
- Départ d'un collaborateur
- Point avec la direction
02L'arrivée d'un collaborateur
Un contrat signé, tout le reste suit.
- 1
Contrat signé, la fiche du collaborateur se crée
- 2
Comptes et accès demandés aux bons interlocuteurs
- 3
Badge, poste de travail et fournitures commandés
- 4
Livret d'accueil et planning de la première semaine envoyés
- 5
Rappel la veille de l'arrivée, pour vous et pour le manager
03Vos documents
La bonne réponse, sans fouiller.
Où est le contrat de maintenance de la climatisation ?
Il se trouve dans le dossier Prestataires. Il se renouvelle chaque année, avec un préavis de trois mois. Voici le document et la date limite pour le dénoncer.
- Contrats, devis et factures prestataires rangés
- Recherche en langage courant
- Alertes avant chaque date de renouvellement
04Cas d'usage
Une PME automatise l'arrivée de ses nouveaux collaborateurs.
Des accès qui manquaient le premier jour, et un office manager qui courait partout.
- 100 %
- des comptes prêts le jour de l'arrivée
- 40
- arrivées par an préparées automatiquement
- ½ journée
- rendue à l'office manager à chaque arrivée
05Questions fréquentes
Avant de commencer.
Faut-il des compétences techniques pour utiliser ces outils ?
Non. Les automatisations tournent en arrière-plan, et les outils que nous construisons s'utilisent comme une application classique.
Par quoi commencer ?
Par la tâche qui revient le plus souvent ou qui prend le plus de temps, souvent l'arrivée des collaborateurs ou le suivi des prestataires.
06Premier échange
Simplifions
votre semaine.
Listez les tâches qui reviennent chaque semaine et les outils que vous utilisez. Nous revenons vers vous avec ce qui peut tourner seul.